法定計(jì)量校準(zhǔn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)審中應(yīng)注意的事項(xiàng)
發(fā)布時(shí)間: 2021-06-01
法定計(jì)量校準(zhǔn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)審中主要的環(huán)節(jié)即為編制內(nèi)審計(jì)劃、編制內(nèi)審檢查表、現(xiàn)場(chǎng)審核、完成不符合項(xiàng)報(bào)告、完成內(nèi)審總結(jié)報(bào)告。
1、合理編制內(nèi)審計(jì)劃
由質(zhì)量負(fù)責(zé)人制定內(nèi)審計(jì)劃,內(nèi)審計(jì)劃包括:審核范圍、審核準(zhǔn)則、審核日程安排、參考文件和審核組成員名單。質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)向每一位內(nèi)審員明確分配所審核的管理體系要素或職能部門,委派的內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)具備與被審核部門相關(guān)的技術(shù)知識(shí)。內(nèi)審的日程安排應(yīng)充分考慮被審核部門的職能分配情況、專業(yè)特點(diǎn),合理安排時(shí)間、合理分工,對(duì)重點(diǎn)部門或問題較多的部門,安排相對(duì)多的時(shí)間進(jìn)行重點(diǎn)審核;對(duì)專業(yè)性強(qiáng)的部門,安排熟悉本專業(yè)的內(nèi)審員進(jìn)行審核。
內(nèi)審的方式可分為集中式年度審核和滾動(dòng)式年度審核兩種。兩種方式都各有優(yōu)缺點(diǎn),集中式年度審核是集中在一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行所有部門、所有活動(dòng)過程的審核,優(yōu)點(diǎn)是可以對(duì)整個(gè)體系運(yùn)行狀況作出全面評(píng)價(jià),但其難發(fā)現(xiàn)深層次的問題。滾動(dòng)式年度審核可以對(duì)關(guān)鍵的活動(dòng)過程或問題較多的環(huán)節(jié)進(jìn)行多次審核,優(yōu)點(diǎn)是易于深入發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中存在的問題,不足之處在于對(duì)整個(gè)體系運(yùn)行的有效性不能迅速作出全面評(píng)價(jià)。
2、全面編制內(nèi)審檢查表
編制內(nèi)審檢查表是內(nèi)審一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。內(nèi)審檢查表一般由內(nèi)審員根據(jù)被分配到的不同部門和不同工作崗位分別編制,確保審核內(nèi)容涵蓋該部門、該崗位所有審核要素,有效預(yù)防審核巾出現(xiàn)遺漏或重復(fù),并能保證在審核過程中目標(biāo)明確、思路清晰。編制好的內(nèi)審檢查表應(yīng)具有可操作性,不僅要有調(diào)查的問題,通過提問來判斷其管理體系的各項(xiàng)活動(dòng)是否符合規(guī)定的要求,還應(yīng)通過現(xiàn)場(chǎng)查看,抽查樣本等方式取得客觀證據(jù)。
3、現(xiàn)場(chǎng)審核
審核過程中要求內(nèi)審員一定要遵循客觀性、獨(dú)立性、系統(tǒng)性的原則。內(nèi)審員通過面談提問、查閱文件、抽選樣本等方式收集管理體系中符合或不符合的客觀證據(jù)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)重大的可能導(dǎo)致不符合項(xiàng)的線索,應(yīng)增加抽樣的種類和數(shù)量,以獲取更多客觀的證據(jù),從而判斷是偶然現(xiàn)象還是經(jīng)常發(fā)生的現(xiàn)象,并確定不符合項(xiàng)的性質(zhì)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng),還要通過調(diào)查研究達(dá)到必要的深度,并詳細(xì)記錄不符合項(xiàng)的事實(shí),及時(shí)與被審核部門負(fù)責(zé)人充分交換意見,共同確認(rèn)事實(shí),使之理解內(nèi)審員的意圖,有利于不符合項(xiàng)的整改。
4、完成不符合項(xiàng)報(bào)告
不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)包含以下內(nèi)容:
1)被審核部門及部門負(fù)責(zé)人、審核員、審核日期;
2)不合格事實(shí)描述不符合條款;
3)不符合項(xiàng)的分類(系統(tǒng)性、實(shí)施性、效果性);
4)原因分析;
5)糾正預(yù)防的措施,完成日期,跟蹤確認(rèn)情況。內(nèi)審負(fù)責(zé)人應(yīng)組織監(jiān)督不合格項(xiàng)的封閉;所有的不合格項(xiàng)應(yīng)輸人下次內(nèi)審;不合格項(xiàng)的封閉情況應(yīng)寫人報(bào)告,輸人管理評(píng)審,作為持續(xù)改進(jìn)的證據(jù)。
5、完成內(nèi)審總結(jié)
報(bào)告內(nèi)審總結(jié)報(bào)告是審核工作成果的集中體現(xiàn),一般由審核負(fù)責(zé)人或質(zhì)量負(fù)責(zé)人編寫內(nèi)審報(bào)告,并將報(bào)告?zhèn)鬟_(dá)至所有參加內(nèi)審的部門,一方面讓發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的部門及時(shí)采取糾正措施,一方面讓其他部門引以為戒,預(yù)防同類問題的發(fā)生。完整的內(nèi)審報(bào)告應(yīng)包含以下內(nèi)容:
1)審核的目的、范圍、依據(jù);
2)參加審核的部門;
3)審核組組長(zhǎng)及成員;
4)對(duì)內(nèi)審過程的描述;
5)不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì);
6)對(duì)自身管理體系的評(píng)價(jià);
7)改進(jìn)意見;
8)報(bào)告的分發(fā)范圍。